Collecte et traitement de vos données à caractère personnel – Avis de confidentialité à destination des Professionnels de Santé
Le présent Avis de confidentialité («Avis») pour les Professionnels de santé («PdS ou vous»), y compris les personnes au sein d’une organisation de soins de santé qui pourraient influencer de quelque manière que ce soit l’administration, consommation, prescription, achat, recommandation, vente, la fourniture ou l’utilisation de tout médicament, mais qui n’est pas un professionnel de santé («Autres décideurs externes»), décrit les types de données personnelles que nous collectons à votre sujet, la manière dont nous les traitons et vous fournit des informations sur vos droits en vertu des lois sur la protection des données. Vos données personnelles seront traitées conformément à la législation en vigueur, y compris le Règlement général sur la protection des données («RGPD») de l’UE ou du Royaume-Uni et d’autres lois locales applicables au traitement des données personnelles. Vous devez lire le présent Avis et tout autre Avis que nous vous fournissons.
Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est Otsuka Pharmaceutical France S.A.S. (« Otsuka »), L’Atria – 6ème étage, 1-15 avenue Edouard Belin, CS 40066, 92566 Rueil Malmaison, Cedex ] («Otsuka», «nous», ou «notre»). Nous avons nommé un délégué à la protection des données qui peut être contacté à l’adresse privacy@otsuka.fr
|
Otsuka Pharmaceutical France SAS |
L’Atria – 6ème étage, 1-15 avenue Edouard Belin, CS 40066, 92566 Rueil Malmaison, Cedex, France |
privacy@otsuka.fr |
Dans le présent Avis, lorsque nous parlons de données à caractère personnel, nous entendons toute information qui concerne une personne identifiée ou identifiable, dans ce cas, vous.
Nous pouvons traiter des données à caractère personnel vous concernant à partir de diverses sources. En règle générale, nous collectons et traitons les données à caractère personnel que vous divulguez à Otsuka et que nous collectons autrement dans le cadre de notre relation commerciale et d’autres interactions entre vous et Otsuka (par exemple, les documents ou formulaires que vous fournissez afin de participer à des initiatives parrainées ou soutenues par Otsuka, telles que des comités consultatifs, des congrès, des cabinets de conseil, des activités de recherche ou de développement clinique, ou dans d’autres contextes).
Nous collectons et traitons également des données à caractère personnel provenant de sources tierces, y compris les sources accessibles au public (par ex. les publications, les engagements des conférenciers et leur formation, tels que les CV, et en ligne ou d’autres bases de données et sites Web), registres publics ou privés, fournisseurs de données de vos données commerciales (par ex. nom, titre, expertise et spécialité, licence médicale, coordonnées professionnelles telles que l’adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail), partenaires marketing conjoints ou partenaires de projets scientifiques conjoints, ou prestataires de services (par ex., agences de communication médicale).
-
Otsuka peut collecter et utiliser tout ou partie des catégories de données personnelles suivantes aux fins décrites ci-dessous: Des informations personnelles, telles que votre nom, votre âge, votre sexe et vos coordonnées (adresse privée, numéro de téléphone, adresse e-mail) ;
-
Des informations professionnelles, telles que votre lieu de pratique, votre intitulé de poste, votre poste, votre lieu de travail, votre licence médicale, le domaine médical dans lequel vous exercez, vos qualifications professionnelles et vos activités scientifiques (telles que votre expérience antérieure en matière d’essais cliniques), et votre participation à des études de recherche passées ou en cours avec Otsuka ou d’autres sociétés, la publication d’articles et de recherches universitaires ou scientifiques, et l’adhésion à des associations et conseils d’administration pertinents ;
-
Les informations financières et bancaires que vous nous fournissez pour payer vos services et vous rembourser les frais, les frais de déplacement, l’hébergement et les dépenses ;
-
Numéro d’identification et/ou de passeport, numéro d’identification fiscale ; et
-
Les détails des interactions avec nous, tels que le type de réunions que nous avons organisées, les sujets abordés, vos connaissances et les questions que vous avez eues sur notre activité et nos produits, le type de matériel que nous vous avons présenté et les commentaires que vous avez fournis, ainsi que votre position sur la prescription, les informations générales concernant vos patients et diagnostics (à condition que ces informations concernant les patients soient agrégées ou anonymisées et ne concernent pas les patients individuels). Dans certaines circonstances, nous pourrons aussi collecter votre signature ;
Nous traitons les données à caractère personnel énumérées ci-dessus dans le cadre des finalités et sur les bases juridiques suivantes, qui peuvent varier en fonction de votre lieu de résidence et votre lieu d’activité :
|
Objectif |
Base juridique |
|
Gérer notre relation avec vous, y compris planifier notre collaboration (potentielle), organiser des visites, des réunions, d’autres activités, telles que des activités de formation (en personne et virtuelles) et des événements, et communiquer avec vous (c.-à-d. répondre à vos demandes et vous contacter à cette fin). Cela inclut le traitement de vos données à caractère personnel dans notre système de gestion de la relation client. En particulier pour créer un profil vous concernant et mieux comprendre et adapter notre contenu et les formats des communications avec vous afin de les rendre plus efficaces et adaptés à vos besoins et préférences, ainsi que pour vous présenter des produits et des offres adaptés à votre expertise, vos intérêts et vos préférences. Afin de vous traiter de manière plus ciblée, nous pouvons également enrichir/combiner vos données à caractère personnel avec des données supplémentaires, y compris provenant de tiers. L’objectif décrit dans les présentes peut également être soutenu par l’intelligence artificielle. Otsuka ne prendra aucune décision concernant votre profil uniquement sur la base d’un traitement automatisé et veillera à ce que des garanties appropriées soient maintenues, afin de préserver vos droits et intérêts. |
Gestion de notre relation contractuelle dans les cas où nous avons un contrat ou que vous nous avez demandé d’envisager d’en exécuter un avec vous (Art. 6 (1) b) RGPD) Dans certains cas, ce traitement (par exemple, l’utilisation d’un traitement automatisé) est subordonné à votre consentement préalable (Art. 6 (1) a) du RGPD) Nous avons un intérêt légitime à développer notre activité et notre relation avec vous (Art. 6 (1) f) du RGPD) |
|
S’assurer que, dans la mesure autorisée par les dispositions légales et réglementaires applicables, nous vous fournissons des communications marketing et promotionnelles sur des questions scientifiques/de santé en vous engageant en personne, en vous envoyant des documents, par des moyens numériques (par ex. via notre site Web destiné aux professionnels de santé) ou autrement, qui peuvent être personnalisés selon votre expertise, vos intérêts et vos préférences. |
Dans certains cas, par exemple la réception d’informations relatives à des matériels promotionnels et/ou non promotionnels en fonction des aires thérapeutiques par voie électronique, ce traitement est conditionné à votre consentement préalable (Art. 6 (1) a) du RGPD) Nous avons un intérêt légitime à gérer efficacement notre activité dans le cas où nous nous sommes précédemment engagésavec vous (Art. 6 (1) f) du RGPD) |
|
Pour les collaborations et la conduite d’études et d’enquêtes commerciales et de marché, afin de mieux comprendre les produits, services et activités commerciales d’Otsuka, les maladies ou les domaines thérapeutiques et, de manière générale, d’améliorer notre compréhension du paysage pharmaceutique. Nous traitons également les données à caractère personnel pour nous associer à d’autres organisations, y compris des alliances privées ou publiques, des institutions, des discussions régionales/locales, des groupes et associations du secteur des sciences de la vie, afin d’améliorer nos produits et la prestation générale des soins de santé. |
Ce traitement peut être subordonné au fait que vous ayez donné votre consentement préalable (Art. 6 (1) a) du RGPD) Nous avons un intérêt légitime à mieux comprendre nos produits et les domaines thérapeutiques dans lequel nous opérons, et à assurer la qualité et la sécurité de nos produits (Art. 6 (1) f) du RGPD) |
|
Mettre en œuvre et fournir des cours de formation en interne et en externe, et dans le contexte des événements et congrès d’Otsuka afin de vous permettre de participer (c.-à-d. invitation, gestion des dispositions de voyage, hébergement), de participer à des entretiens, des discussions de groupe et d’agir en tant qu’intervenant ou ambassadeur. À cet égard, Otsuka utilise également le contenu des médias pour promouvoir, éduquer et respecter la santé publique, les maladies et la sensibilisation, et sur les sites Web, les médias sociaux ou la documentation d’Otsuka pour soutenir ces activités. |
Gestion de notre relation contractuelle dans les cas où nous avons un contrat ou que vous nous avez demandé d’envisager d’en exécuter un avec vous (Art. 6 (1) b) RGPD) Otsuka a un intérêt légitime (commercial) à mener ces formations et événements (Art. 6 (1) f) du RGPD) Ce traitement peut être subordonné au fait que vous ayez donné votre consentement préalable (Art. 6 (1) a) du RGPD) |
|
l’application de nos conditions contractuelles et l’exécution de notre relation contractuelle avec vous, y compris la réalisation de toute diligence raisonnable requise (telle que la lutte contre la corruption, les contrôles de corruption ou la vérification de votre éligibilité à utiliser certains produits, offres, les services et informations qui ne peuvent être mis à la disposition que des professionnels de santé agréés, ou d’autres vérifications d’antécédents, pour nous assurer qu’il ne nous est pas interdit de travailler avec vous), le traitement des contrats, l’organisation des voyages, faciliter le paiement (des honoraires et frais, le cas échéant), et documenter nos interactions avec vous. |
Gestion de notre relation contractuelle dans les cas où nous avons un contrat ou que vous nous avez demandé d’envisager d’en exécuter un avec vous (Art. 6 (1) b) RGPD) Ce traitement peut être nécessaire pour se conformer à une obligation légale (Art. 6 (1) c) du RGPD) Otsuka a un intérêt légitime (commercial) à collaborer avec des partenaires de confiance (Art. 6 (1) f) du RGPD) |
|
Respecter les obligations de transparence en tant que membre de l’EFPIA, en particulier le code de l’EFPIA sur les divulgations de transferts de valeur et/ou tout code national de divulgation applicable et notamment la loi relative à l’encadrement des avantages. |
Respect d’une obligation légale (Art. 6 (1) c) RGPD) Nous pouvons également avoir un intérêt légitime dans l’exécution de nos obligations réglementaires en matière de transparence, ainsi que l’intérêt légitime des patients et du grand public à l’indépendance des OSS et des PS (Art. 6 (1) f) du RGPD) |
|
Respecter les lois (locales) applicables, nos obligations réglementaires de surveillance et de signalement, y compris celles liées aux événements indésirables, aux plaintes relatives aux produits et à la sécurité des patients. Traitement des données en raison d’obligations de documentation et de notification ou dans l’intérêt public, en particulier les notifications concernant les activités de surveillance de la pharmacovigilance, les incidents ou d’autres obligations de surveillance post-commercialisation. Dans certains cas, Otsuka peut être tenue de vous envoyer des communications spécifiques liées à ces sujets. |
Respect d’une obligation légale (Art. 6 (1) c) et Art. 9 (2) i) RGPD) Exécution d’une tâche effectuée dans l’intérêt public (Art. 6 (1) e) RGPD) Otsuka a un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel pour répondre aux demandes et se conformer aux obligations de documentation et de tenue des registres (Art. 6 (1) f) RGPD et Art. 9 (2) i) RGPD) |
|
Pour enquêter et nous défendre contre des réclamations juridiques potentielles ou réelles. |
Dans certains cas et dans certaines juridictions, ce traitement est subordonné au fait que vous ayez donné votre consentement préalable (Art. 6 (1) a) du RGPD) Nous avons un intérêt légitime à protéger nos droits ou ceux de tiers (Art. 6 (1) f) du RGPD) |
|
Otsuka peut également traiter des données à caractère personnel pour préparer, compléter et mettre en œuvre toute réorganisation, fusion, vente, coentreprise, cession, transfert ou autre cession de tout ou partie de l’activité, des actifs ou des actions (y compris en lien avec toute faillite ou procédure similaire). |
Dans certains cas et dans certaines juridictions, ce traitement est subordonné au fait que vous ayez donné votre consentement préalable (Art. 6 (1) a) du RGPD Nous avons un intérêt commercial légitime à soutenir ces activités (Art. 6 (1) f) du RGPD |
En outre, Otsuka peut également proposer des applications mobiles, fournir un accès à des sites Web, programmes spéciaux, activités, événements ou promotions, ou peut parrainer des essais cliniques ou des études de sécurité post-autorisation («Initiatives») qui peuvent avoir des conditions spécifiques uniques ou supplémentaires, des Avis et/ou des formulaires de consentement qui expliquent comment toutes les informations que vous fournissez seront traitées dans le cadre des Initiatives.
Lorsque nous avons conclu un accord avec vous, ou lorsque nous avons une obligation légale et/ou réglementaire de déclaration, la fourniture de vos données à caractère personnel est obligatoire. Si vos données personnelles ne sont pas fournies, nous ne pouvons pas interagir avec vous.
Nous divulguons vos données personnelles aux catégories de destinataires suivantes :
-
aux sociétés de notre groupe et à nos sociétés affiliées aux fins prévues dans le présent Avis. Cela peut inclure le siège social d’Otsuka et toutes ses filiales, succursales, sociétés affiliées, entités et autres sociétés actuelles et futures qui font partie d’Otsuka, en sont la propriété ou le contrôle. Lorsque nous partageons des données en interne, nous mettons en œuvre des dispositions et des mécanismes appropriés pour couvrir tout transfert de vos données à caractère personnel au sein de notre structure d’entreprise ;
-
à des fournisseurs, prestataires et prestataires de services tiers qui nous fournissent des services de traitement de données, ou qui traitent autrement des informations à caractère personnel aux fins décrites dans le présent Avis ou qui vous sont notifiées lorsque nous collectons vos données à caractère personnel, en particulier dans le but d’externaliser des activités commerciales spécifiques et de demander une assistance et des ressources externes : Services informatiques (infrastructure, la gestion et la maintenance du système, la sécurité et l’amélioration du système, développement, les tests et l’assistance technique), les fournisseurs de services de bases de données et de logiciels, fournisseurs de services d’analyse Web, les prestataires de services de publicité/marketing et les services de vente, prestataires de services de santé (par ex., agences de communication médiane), services d’études de marché, les essais cliniques et les études soutiennent, inclure les PS dans les enquêtes d’Otsuka ou d’autres opportunités scientifiques pour obtenir des informations sur l’expérience des PS avec les produits ou services d’Otsuka et/ou les domaines pathologiques, l’acquisition de talents, auditeurs, consultants et cabinets d’avocats/avocats, et les prestataires de services tiers engagés directement ou indirectement dans l’organisation d’événements d’Otsuka, comme les agences événementielles, hôtels, sociétés de transport (compagnies aériennes, trains, etc.), la planification et les organisateurs d’événements, d’autres prestataires de services de médias qui aident Otsuka à organiser des événements virtuels ou en direct ;
-
à des partenaires commerciaux (distributeurs, partenaires externes, partenaires d’alliance et autres membres de l’industrie pharmaceutique et de la santé) pour examiner et aider aux activités de conformité des soins de santé et aux institutions et autres organisations avec lesquelles Otsuka collabore pour soutenir les activités cliniques ou commerciales (études cliniques, études de sécurité post-autorisation et programmes de soutien aux patients, etc.) ;
-
à tout organisme public, autorités de contrôle médicales compétentes, autorité réglementaire compétente, association professionnelle, agence gouvernementale, un tribunal ou d’autres tiers lorsque nous estimons que la divulgation est nécessaire (i) en vertu de la loi ou de la réglementation applicable une ordonnance du tribunal ou une demande du gouvernement, (ii) d’exercer, établir ou défendre nos droits légaux (sur la base de notre intérêt dans la défense de nos droits), ou (iii) pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux de toute autre personne ;
-
à un acheteur potentiel (et à ses agents et conseillers) dans le cadre de projet d’achat, de fusion ou d’acquisition de toute partie de notre activité, à condition que nous informions l’acheteur qu’il doit utiliser vos données à caractère personnel uniquement aux fins divulguées dans le présent Avis (sur la base juridique de notre intérêt légitime à assurer l’exploitation de l’activité) ;
- à toute autre personne avec votre consentement.
Ces destinataires peuvent agir en notre nom, en tant que responsables conjoints du traitement avec nous ou en tant que responsables du traitement à part entière.
Nous avons mis en œuvre des mesures de confidentialité et de sécurité, des technologies et utilisons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel que nous collectons et traitons à votre sujet. Les mesures que nous utilisons sont conçues pour fournir un niveau de sécurité approprié aux catégories de données à caractère personnel traitées. En outre, nous avons mis en place des politiques et directives en matière de protection des données, de confidentialité et de sécurité visant à assurer la sécurité de vos données personnelles. Lorsque nous interagissons avec des partenaires, des prestataires de services et des tiers, nous nous assurons qu’ils respectent les lois et obligations en matière de protection des données et de la vie privée convenues et promises dans les accords de traitement et de partage des données.
Nous pouvons transférer vos données à caractère personnel à d’autres sociétés du groupe Otsuka, prestataires de services et partenaires situés en dehors du Royaume-Uni («Royaume-Uni»), de l’Union européenne («UE») et de l’Espace économique européen («EEE»), par exemple aux États-Unis ou au Japon. Veuillez noter que certains pays en dehors du Royaume-Uni/de l’UE/de l’EEE peuvent ne pas fournir le même niveau de protection de vos données à caractère personnel que le Royaume-Uni/l’UE/l’EEE. Lorsque nous transférons vos données à caractère personnel en dehors du Royaume-Uni/de l’UE/de l’EEE vers ces pays, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place et que tous les transferts de vos données à caractère personnel soient conformes aux lois applicables en matière de protection des données.
Les garanties appropriées qu’Otsuka utilise sont basées sur les clauses types approuvées par le Bureau du commissaire à l’information et la Commission européenne. Vous pouvez demander une copie de cette protection et en savoir plus sur la manière dont nous protégeons vos informations en ce qui concerne les transferts de données en dehors du Royaume-Uni/de l’UE/de l’EEE, en utilisant les coordonnées dans la section « Comment nous contacter ? » section ci-dessous.
Nous conservons et traitons les données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet uniquement pendant la durée nécessaire et autorisée par les finalités du traitement des données, en particulier lorsque nous avons un besoin commercial légitime de le faire (par exemple, pour vous fournir un service que vous avez demandé ou pour nous conformer aux exigences légales, fiscales ou comptables applicables).
Lorsque nous n’avons pas d’intérêt légitime et continu de traiter vos données à caractère personnel, nous les supprimerons ou les anonymiserons ou, si cela n’est pas possible (par exemple, parce que vos données à caractère personnel ont été stockées dans des archives de sauvegarde), nous les isolons de tout traitement ultérieur jusqu’à ce que la suppression soit possible.
En fonction de la juridiction de traitement et en vertu des lois locales, Otsuka conservera vos données à caractère personnel pendant la durée de toute relation active, légale et/ou contractuelle, pendant la durée de conservation spécifiée dans votre consentement, jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement 1, ou que vous vous opposiez au traitement dans certaines circonstances. Au-delà, nous conserverons vos données à caractère personnel jusqu’aux deux périodes pendant lesquelles (i) les lois applicables (par ex. les lois commerciales et fiscales) exigent que les données soient conservées et (ii) les statuts de limitation de toute action pour laquelle ces données ou les documents les contenant peuvent être pertinents, se sont écoulés, c’est-à-dire jusqu’à la fin de toute suspension légale ou contentieuse pour une procédure officielle/juridique (par ex. l’application des statuts de prescription applicables, les enquêtes contentieuses ou réglementaires, pour établir, exercice, ou défendre une réclamation).
Vous disposez d’un certain nombre de droits, qui s’appliquent à notre utilisation de vos données à caractère personnel. La disponibilité de ces droits dépend de notre base légale pour le traitement de vos données à caractère personnel et vos droits peuvent également être soumis à certaines conditions et restrictions. Ces droits sont :
-
Droit de retrait du consentement
-
Droit à l’information
-
Droit d’accès
-
Droit de rectification
-
Droit à l’effacement (également « droit à l’oubli »)
-
Droit à la limitation du traitement des données
-
Droit à la portabilité des données
-
Droit d’opposition
-
France : Droit de définir des instructions pour le traitement de vos données à caractère personnel après le décès.
Pour exercer ces droits (pour plus d’informations, veuillez consulter www.otsuka.fr), veuillez nous contacter comme indiqué ci-dessous («Comment nous contacter ?»).
En vertu du RGPD, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données concernant notre collecte et notre utilisation des données à caractère personnel. Pour plus d’informations, veuillez contacter votre autorité locale de protection des données. Une liste des autorités de protection des données dans l’Espace économique européen est disponible ici https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_fr.
Si vous avez des questions concernant la protection de vos données à caractère personnel, les rôles et relations respectifs des responsables conjoints du traitement envers vous ou si vous souhaitez exercer vos droits légaux, veuillez soumettre votre demande ici www.otsuka.fr/dsr ou contacter Otsuka par e-mail à l’adresse : privacy@otsuka.fr.
Date de préparation: XXXX