Politique de confidentialité relative à la candidature et au recrutement
Otsuka Pharmaceutical Europe Limited et ses affiliés («Otsuka») respectent votre droit à la vie privée.
Le responsable du traitement de vos données personnelles est Otsuka Pharmaceutical France S.A.S. (« Otsuka »), L’Atria – 6ème étage, 1-15 avenue Edouard Belin, CS 40066, 92566 Rueil Malmaison, Cedex
Vos données personnelles seront traitées conformément à la législation applicable, et notamment le Règlement Général sur la Protection des Données («RGPD») de l’Union Européenne et la loi n ° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée.
Vous devez lire cette politique, afin de savoir quelles données à caractère personnel nous recueillons à votre sujet, ce que nous en faisons et comment vous pouvez exercer vos droits à cet égard. Vous devez également lire les autres politiques de confidentialité que nous vous donnons et qui pourraient s'appliquer à l'utilisation de vos données à caractère personnel dans des circonstances spécifiques.
Dans cette note d’information, lorsque nous parlons de données personnelles, nous entendons toute information relative à une personne identifiée ou identifiable.
Elle s’applique aux candidats à un emploi, dont les données à caractère personnel sont traitées lors du processus de recrutement.
Veuillez noter que nous disposons d’une note d’information distincte relative aux traitements de données à caractère personnel relatifs aux employés.
Nous pouvons collecter des données personnelles vous concernant à partir de diverses sources, y compris directement auprès de vous (par exemple, lorsque vous nous communiquez directement votre CV ou que vous postulez à un poste depuis les réseaux sociaux ou d’autres plateformes de recrutement) ; et d’autres sources tels que les agences de recrutement ou les tiers qui nous assistent dans les activités de présélection.
Otsuka peut collecter et utiliser tout ou partie des catégories de données personnelles suivantes aux fins décrites ci-dessous:
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des données d’identification - telles que votre prénom, nom, genre, âge ou date de naissance ;
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des coordonnées, informations que vous fournissez et qui permettent de vous contacter, par exemple votre adresse électronique personnelle ou professionnelle, votre adresse postale, votre numéro de téléphone et votre profil sur un réseau social professionnel ;
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des données relatvies à votre vie professionnelle et à votre expérience – informations relatives à votre formation, à votre expérience professionnelle, à vos références ;
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des données financières - vos prétentions salariales en particulier ;
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les informations recueillies au cours des entretiens – commentaires notés par les recruteurs et enregistrement audio / vidéo de l’entretien (dans le cas d’entretien par téléphone ou en visio) ;
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des informations sur vos précédentes expériences - informations sur votre formation et vos études ainsi que sur vos qualifications professionnelles. Si nous voulons vous proposer un emploi, il se peut que nous devions procéder à des tests d’évaluation préalables à l’embauche. Nous pouvons alors également recueillir des informations supplémentaires sur vos précédentes expériences et toutes informations s’y rapportant ;
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des catégories particulières de données à caractère personnel – dans le respect des lois en vigueur, nous pouvons vous demander des informations sur votre santé (physique ou mentale) afin de pouvoir discuter des ajustements raisonnables que nous pouvons faire pour vous. Nous voulons nous assurer que nous pouvons offrir un lieu de travail inclusif.
Les catégories particulières de données à caractère personnel ne seront collectées que si cela est strictement nécessaire et autorisé par la loi. Si vous décidez de ne pas les partager, cela n’affectera pas votre candidature.
Nous traitons les données personnelles énumérées ci-dessus dans le cadre des finalités et sur les bases juridiques suivantes, qui peuvent varier en fonction de votre lieu de résidence et de votre lieu d'activité.
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Objectif |
Base légale |
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Examiner votre candidature
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Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée (art. 6 (1) b) RGPD) |
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Vérifications préalables à l’embauche
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Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée (art. 6 (1) b) RGPD) Conformité à une obligation légale (Art.6 (1) c) RGPD) |
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Vous inclure dans notre vivier de talents
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Consentement préalable (art. 6 (1) a) du RGPD) |
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Gérer et améliorer notre processus de recrutement
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Intérêt légitime à développer nos activités et nos relations avec vous (art. 6 (1) f) du RGPD) |
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Atteindre d’autres objectifs, notamment
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Intérêt légitime à développer nos activités et nos relations avec vous (art. 6 (1) f) du RGPD) |
Nous partageons vos données personnelles avec les catégories de destinataires suivantes :
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les sociétés de notre groupe, les prestataires de services et les partenaires qui agissent pour notre compte en tant que sous-traitant ou qui traitent des informations personnelles aux fins décrites dans cette note d’informations
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tout organisme public, association, agence gouvernementale, tribunal ou autre tiers lorsque nous estimons que la divulgation est nécessaire (i) en vertu de la loi ou de la réglementation applicable, (ii) pour exercer, établir ou défendre nos droits légaux, ou (iii) pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux de toute autre personne ;
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un acheteur potentiel (et ses agents et conseillers) dans le cadre de tout projet d'achat, de fusion ou d'acquisition de toute partie de notre entreprise, à condition que nous informions l'acheteur qu'il doit utiliser vos données personnelles uniquement aux fins décrites dans le présent avis (sur la base juridique de notre intérêt légitime à assurer le fonctionnement de l'entreprise) ;
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toute autre personne avec votre consentement et dès lors que cette transmission est légitime
Ces destinataires peuvent agir en notre nom ou en tant que responsable de traitement à part entière.
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles que nous collectons et traitons à votre sujet. Ces mesures sont conçues pour offrir un niveau de sécurité adapté aux catégories de données personnelles traitées.
Nous pouvons transférer vos données personnelles à d'autres sociétés du groupe Otsuka, prestataires de services et partenaires situés en dehors de l'Espace Economique Européen ("EEE"), par exemple aux États-Unis ou au Japon.
Veuillez noter que les pays en dehors de l'EEE peuvent ne pas offrir le même niveau de protection pour vos données personnelles que dans l'EEE. Lorsque nous transférons vos données personnelles en dehors de l'EEE, nous nous assurons que des garanties appropriées sont mises en place et que tous les transferts de vos données personnelles sont conformes aux lois applicables en matière de protection des données.
Les garanties appropriées qu'Otsuka utilise sont fondées sur les clauses types approuvées par la Commission Européenne.
Pour en savoir plus sur la manière dont nous protégeons vos informations en ce qui concerne les transferts de données en dehors de l'EEE, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans la section "Comment nous contacter" ci-dessous.
Les données issues des dossiers de candidatures (candidats non retenus) peuvent être conservées 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat en vue d’une demande d’emploi ultérieure si vous y consentez.
Les données peuvent être conservées 5 ans (en archivage intermédiaire) en cas de contentieux (par ex : discrimination).
Vous disposez d'un certain nombre de droits, qui s'appliquent à l'utilisation de vos données personnelles. Les conditions d’exercice de ces droits dépendent de la base légale retenue pour le traitement de vos données à caractère personnel . Ces droits sont les suivants :
- Droit de retirer votre consentement
- Droit à l’information
- Droit d’accès
- Droit de rectification
- Droit à l’effacement (ou “droit à l’oubli”)
- Droit à la limitation du traitement
- Droit à la portabilité
- Droit d’opposition
- Droit de définir des directives après votre décès
Pour plus d’information sur vos droits, vous pouvez cliquer ici ou aller sur Droits des personnes concernées.
Vous avez également le droit de contacter une autorité de protection des données concernant nos conditions de collecte et de traitement de vos données personnelles. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre autorité locale de protection des données (CNIL pour la France). Une liste des autorités chargées de la protection des données dans l'Espace économique européen est disponible ici https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_fr.
Nous pouvons décider de modifier cette note d’information. Si le changement est fondamental ou peut vous affecter de manière significative, nous vous fournirons la note d’information mise à jour avant que le changement ne prenne effectivement effet. Nous vous encourageons à relire régulièrement le contenu de cette note d’information.
Si vous avez des questions concernant la protection de vos données personnelles ou si vous souhaitez exercer vos droits légaux, veuillez soumettre votre requête ici www.otsuka.fr/dsr ou contactez Otsuka par email : privacy@otsuka.fr.
Date de préparation: XXXX